Sans les wikis, rien sur un site projet ne peut être mise à jour sans l'aide d'un webmestre.
Le résultat donne souvent des sites éventés, datés, démodés et le vrai travail en cours bascule vers des listes de discussion. En autorisant les documents du projet à être maintenu et assemblés par l'ensemble du groupe, les wikis font sauteur le goulot d'étranglement du webmestre.
Ce type de wiki est souvent en accès-restreint (ou en édition restreinte) pour les membres du groupe.
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. Hélas, les témoignages manquent en francophonie sur l'utilisation de wiki pour compléter les vieux outils de GroupWare du 20° siècle